سياسة الاحتفاظ بالبيانات

• تحديد الغرض — ترتبط كل فترة احتفاظ بغرض موثق تجارياً أو قانونياً.
• تقليل البيانات — عند تحقق الغرض وعدم وجود التزام قانوني، تنتقل البيانات إلى دورة الحذف.
• السلامة والتوفر — تُحمى البيانات بالتشفير وضوابط الوصول طوال فترة الاحتفاظ.
• القابلية للتدقيق — تُسجَّل أحداث الحذف بحيث يتمكن المدققون من التحقق من الدورة.

يلخص الجدول أدناه فترات احتفاظ تمثيلية لأكثر فئات البيانات شيوعاً لدينا. قد تطبق منتجات محددة فترات أقصر للالتزام بتعهدات تعاقدية مع جهة عميل.

1. 1التشغيل — انقضاء فترة الاحتفاظ، أو تقديم طلب حذف موثق، أو حدوث حدث نهاية خدمة تعاقدي.
2. 2الحذف الناعم — يُزال السجل من واجهات الإنتاج وAPIs فوراً، ولا يمكن استرجاعه بواسطة العمل.
3. 3الاحتفاظ المغلق — بالنسبة لفئات السجلات، يُنقل السجل إلى منطقة احتفاظ مغلقة لا يصلها إلا التحقيق الجنائي بضوابط وصول صارمة.
4. 4الحذف الصلب — يُمحى السجل من التخزين الأساسي ويُدرج للمحو من النسخ الاحتياطية ضمن نافذة النسخ المتجددة.
5. 5تأكيد التدقيق — يُسجَّل حدث الحذف في سجل تدقيق داخلي بحيث يمكننا إثبات الدورة للمدققين والجهات الرقابية.

بالنسبة للسجلات الخاضعة لمدة احتفاظ قانونية (مثل سجلات الفوترة والضرائب)، تُنقل البيانات إلى مخزن أرشفة مخصص بعد المرحلة التشغيلية النشطة. يكون مخزن الأرشفة مشفراً، معزولاً عن بيئات الإنتاج، ولا يصل إليه إلا مجموعة محدودة من المشرفين الخاضعين للتدقيق. لا تُستخدم السجلات المؤرشفة لأي غرض تشغيلي بخلاف الغرض الذي استلزم احتفاظها.

• تُشفَّر كل البيانات المحتفظ بها — نشطة أو مغلقة أو مؤرشفة — أثناء التخزين باستخدام AES-256 أو ما يعادله وأثناء النقل باستخدام TLS 1.2 أو أعلى.
• يتطلب الوصول إلى البيانات المغلقة والمؤرشفة مصادقة ثنائية ويُمنح عند الحاجة فقط مع تسجيل تدقيقي كامل.
• تُدوَّر مفاتيح التشفير التي تحمي مجموعات البيانات المتقاعدة وتُلغى وفق جدول إدارة مفاتيح موثق.

• سجلات قاعدة البيانات — تُحذف عبر `DELETE` معاملاتي أو وسم شاهد، ثم تستردّ المساحة فيزيائياً عبر روتينات الضغط والتفريغ التلقائي.
• التخزين الكائني (الملفات/المرفقات) — يُحذف عبر واجهة الحذف المُصدِّر للنسخ من المزود؛ تُنهي قواعد دورة الحياة أي نسخ محفوظة خلال نافذة الاحتفاظ المُعدَّة.
• النسخ الاحتياطية والنسخ المتماثلة — تُمحى عبر الانتهاء الطبيعي لنافذة النسخ المتجددة؛ ويُدعم الحذف الطارئ عند الالتزام القانوني.
• المحو التشفيري — لمجموعات البيانات المؤرشفة، نقوم إضافة إلى ذلك بتدوير أو إتلاف مفاتيح التشفير الأساسية بحيث تصبح أي بقايا غير قابلة للقراءة.

تُوسم الحسابات التي لم تُسجّل دخولاً أو لم تتفاعل مع الخدمة لفترة ممتدة بأنها غير نشطة. نرسل تذكيراً قبل أي إجراء. إذا لم يُتَّخذ إجراء، ينتقل الحساب والبيانات الشخصية المرتبطة به عبر دورة الحذف. يمكن للجهات العميلة تكوين سياسات خمول أكثر صرامة تطبّق على مساحات عملها.

قد تُمدَّد فترة الاحتفاظ في حال صدور إيقاف قانوني (مثلاً، في إطار تقاضٍ أو تحقيق حكومي أو استفسار رقابي). عند رفع الإيقاف، تستأنف البيانات المعنية دورة الحذف الطبيعية. تُعزل السجلات المحفوظة بموجب إيقاف قانوني عن الاستخدام التشغيلي.

بالنسبة لمنصات SaaS التي نُشغّلها بالنيابة عن جهات العملاء، يمكن للمسؤولين تكوين نوافذ احتفاظ أقصر من الافتراضية حيث يسمح التنظيم، وتشغيل حذف برمجي للسجلات (مثلاً، الإغلاق التلقائي للتذاكر المُحلّة بعد عدد أيام محدد).

للاستفسارات الخاصة بالاحتفاظ حول منتج معين أو للمساعدة في طلب أحد أصحاب البيانات، تواصل مع contact@khalidaboubakr.com بعنوان "Retention Inquiry".